Allgemeine Geschäftsbedingungen

1. Geltungsbereich und Vertragspartner

1.1 Anwendungsbereich

Diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen regeln die Nutzung sämtlicher von Kotao angebotener digitaler Dienste. Dies umfasst Kotao Workspaces (erreichbar unter workspaces.kotao.com und app.workspaces.kotao.com), Kotao POS (erreichbar unter pos.kotao.com und app.pos.kotao.com) sowie Kotao als Marktplatz-Plattform (erreichbar unter www.kotao.com). Die Bedingungen gelten gleichermaßen für die Nutzung über Web-Applikationen, mobile Anwendungen und API-Schnittstellen. Durch die Nutzung eines dieser Dienste akzeptiert der Nutzer diese Geschäftsbedingungen in ihrer Gesamtheit.

1.2 Vertragspartner

Die Bestimmung des Vertragspartners richtet sich nach dem geografischen Standort des Kunden zum Zeitpunkt der Registrierung. Für Kunden mit Geschäftssitz oder gewöhnlichem Aufenthalt im Europäischen Wirtschaftsraum sowie der Schweiz ist die Kotao UG (haftungsbeschränkt) mit Sitz in der Hohenzollernring 57, 50672 Köln, Deutschland, eingetragen im Handelsregister des Amtsgerichts Köln unter HRB 120252, der Vertragspartner. Für sämtliche Kunden außerhalb dieser Regionen fungiert die Kotao FZCO mit Sitz in Building A1, Dubai Silicon Oasis, Dubai, Vereinigte Arabische Emirate, als Vertragspartner.

1.3 Zielgruppe und Nutzungsberechtigung

Die Dienste Kotao Workspaces und Kotao POS stehen sowohl gewerblichen als auch privaten Nutzern zur Verfügung. Gewerbliche Nutzer umfassen Unternehmer im Sinne des § 14 BGB, juristische Personen des privaten und öffentlichen Rechts sowie rechtsfähige Personengesellschaften. Private Nutzer können die Dienste für persönliche Zwecke nutzen, wobei bestimmte Funktionen primär auf gewerbliche Anwendungsfälle ausgerichtet sein können. Die Plattform Kotao steht sowohl gewerblichen Anbietern (Hotels und Restaurants) als auch Endverbrauchern für Buchungen und Bestellungen zur Verfügung. Bei der Registrierung ist anzugeben, ob die Nutzung privat oder gewerblich erfolgt, da sich hieraus unterschiedliche rechtliche Rahmenbedingungen ergeben können.

2. Vertragsschluss und Registrierung

2.1 Registrierungsprozess

Die Inanspruchnahme der Kotao-Dienste setzt eine erfolgreiche Registrierung voraus. Im Rahmen des Registrierungsprozesses sind sämtliche als Pflichtfelder gekennzeichneten Angaben vollständig und wahrheitsgemäß zu machen. Der registrierende Nutzer versichert mit Absendung der Registrierung, zur Vertretung des angegebenen Unternehmens berechtigt zu sein. Änderungen der bei der Registrierung angegebenen Daten sind unverzüglich über die Kontoeinstellungen zu aktualisieren oder dem Support mitzuteilen.

2.2 Zustandekommen des Vertrages

Der Nutzungsvertrag kommt mit erfolgreichem Abschluss des Registrierungsprozesses und der Erstellung des Nutzerkontos zustande. Das Nutzerkonto ist unmittelbar nach der Registrierung aktiv und nutzbar. Kotao behält sich jedoch vor, Nutzerkonten bei Feststellung betrügerischer oder illegaler Aktivitäten, bei Verstößen gegen diese Nutzungsbedingungen oder bei begründetem Verdacht auf missbräuchliche Nutzung zu sperren oder zu löschen. Die Sperrung kann temporär oder dauerhaft erfolgen. Nutzern, deren Konto gesperrt wurde, ist es untersagt, ein neues Konto zu erstellen. Kotao setzt technische Maßnahmen ein, um die Umgehung von Kontosperrungen zu verhindern. Die wiederholte Erstellung von Konten nach einer Sperrung kann rechtliche Konsequenzen nach sich ziehen.

2.3 Individualität der Nutzerkonten

Jeder Nutzer ist verpflichtet, ein eigenes, individuelles Nutzerkonto zu erstellen und zu verwenden. Die gemeinsame Nutzung von Zugangsdaten durch mehrere Personen ist ausdrücklich untersagt. Der Kontoinhaber trägt die volle Verantwortung für sämtliche unter seinem Konto vorgenommenen Aktivitäten und ist verpflichtet, seine Zugangsdaten vertraulich zu behandeln und vor dem Zugriff Dritter zu schützen. Bei Verdacht auf Missbrauch ist Kotao unverzüglich zu informieren.

2.4 Altersvoraussetzungen

Die Nutzung der Kotao-Dienste setzt die unbeschränkte Geschäftsfähigkeit voraus. Natürliche Personen müssen das 18. Lebensjahr vollendet haben oder, sofern in ihrer Rechtsordnung die Volljährigkeit später eintritt, volljährig sein. Minderjährige zwischen 16 und 18 Jahren können die Dienste ausschließlich mit schriftlicher Zustimmung ihrer gesetzlichen Vertreter nutzen, wobei diese Zustimmung auf Verlangen nachzuweisen ist.

2.5: Kontostruktur und Organisationen

Das Kotao-Konto ist ein einheitliches, personengebundenes Nutzerkonto, das Zugang zu allen Kotao-Diensten ermöglicht. Mit einem Kotao-Konto können Nutzer sowohl auf die Kotao-Plattform für Buchungen und Bestellungen zugreifen als auch Organisationen in Kotao Workspaces erstellen oder diesen beitreten. Innerhalb von Kotao Workspaces können Kontoinhaber eigene Organisationen gründen und andere Kotao-Kontoinhaber als Mitglieder einladen. Ein Nutzer kann gleichzeitig Mitglied mehrerer Organisationen sein. Die Mitgliedschaft in einer Organisation gewährt Zugang zu den jeweiligen Organisationsdaten und -ressourcen entsprechend der zugewiesenen Berechtigungen. Organisationsdaten werden getrennt von den persönlichen Kontodaten gespeichert. Bei Löschung einer Organisation bleiben die Nutzerkonten der Mitglieder unberührt bestehen, lediglich der Zugang zu den organisationsspezifischen Daten erlischt.

3. Leistungsumfang und Verfügbarkeit

3.1 Art und Umfang der Leistungen

Kotao stellt cloudbasierte Software-as-a-Service-Lösungen zur Verfügung, deren konkreter Funktionsumfang sich nach dem vom Kunden gewählten Produkt, Tarif und den aktivierten Zusatzmodulen richtet. Die jeweils aktuelle Leistungsbeschreibung ist den Produktseiten und der Dokumentation zu entnehmen. Kotao behält sich vor, den Funktionsumfang kontinuierlich weiterzuentwickeln und anzupassen, wobei der Kernfunktionsumfang des gebuchten Tarifs gewährleistet bleibt.

3.2 Service Level Agreement

Kotao gewährleistet eine Verfügbarkeit der Kerndienste von 99,99 Prozent im Jahresmittel. Diese Verfügbarkeitsgarantie bezieht sich auf die Erreichbarkeit der Server und die Funktionsfähigkeit der wesentlichen Dienste. Der aktuelle Systemstatus und historische Verfügbarkeitsdaten können jederzeit unter status.kotao.com eingesehen werden. Nicht in die Berechnung einbezogen werden geplante Wartungsarbeiten (die mindestens 48 Stunden im Voraus angekündigt werden), Ausfälle aufgrund höherer Gewalt, DDoS-Attacken, Störungen bei Drittanbietern oder andere Umstände außerhalb der Kontrolle von Kotao.

3.3 Support-Leistungen

Der technische Support erfolgt ausschließlich per E-Mail an support@kotao.com. Die garantierten Reaktionszeiten richten sich nach dem gewählten Tarif und betragen für Nutzer der kostenlosen Version bis zu 72 Stunden, für zahlende Kunden maximal 24 Stunden und für Kunden mit Enterprise Support Plan höchstens 2 Stunden während der Geschäftszeiten. Die Reaktionszeit bezeichnet den Zeitraum bis zur ersten qualifizierten Rückmeldung, nicht bis zur vollständigen Problemlösung.

3.4 Datensicherung und Wiederherstellung

Kotao führt täglich automatisierte Sicherungen sämtlicher Kundendaten durch. Diese Backups werden für einen Zeitraum von mindestens 30 Tagen aufbewahrt. Zusätzlich steht für kritische Daten eine Point-in-Time Recovery zur Verfügung, die eine Wiederherstellung zu einem beliebigen Zeitpunkt innerhalb der letzten sieben Tage ermöglicht. Die Wiederherstellung von Daten erfolgt auf schriftliche Anfrage und wird schnellstmöglich, spätestens jedoch innerhalb von 48 Stunden durchgeführt.

3.5 Systemvoraussetzungen und Kompatibilität

Die Kotao-Dienste werden primär für die Nutzung mit Google Chrome entwickelt und getestet. Die vollständige Funktionalität wird ausschließlich für die jeweils aktuelle Version sowie die zwei Vorgängerversionen von Chrome gewährleistet. Bei Verwendung anderer Browser kann es zu Einschränkungen in der Funktionalität oder Darstellung kommen, ohne dass hieraus Gewährleistungsansprüche entstehen. Die Mindestanforderungen für mobile Anwendungen sind den jeweiligen App Store-Einträgen zu entnehmen.

4. Preisgestaltung und Zahlungsmodalitäten

4.1 Tarifstruktur

Kotao bietet eine differenzierte Tarifstruktur, die sich an den unterschiedlichen Bedürfnissen der Kunden orientiert. Die Basisversion steht dauerhaft kostenlos zur Verfügung, unterliegt jedoch funktionalen und mengenmäßigen Beschränkungen. Kostenpflichtige Tarife sind als monatliche oder jährliche Abonnements verfügbar, wobei bei jährlicher Vorauszahlung ein Rabatt gewährt wird. Zusätzlich fallen nutzungsabhängige Gebühren an, beispielsweise für Cloud-Speicher pro Gigabyte oder für bestimmte Premium-Integrationen. Die jeweils aktuellen Preise sind der Preisliste auf der Website zu entnehmen.

4.2 Mitteilung von Preisänderungen

Kotao behält sich vor, die Preise mit einer Ankündigungsfrist von mindestens 30 Tagen anzupassen. Die Mitteilung erfolgt per E-Mail an die hinterlegte Kontaktadresse. Bei Preiserhöhungen von mehr als 5 Prozent steht dem Kunden ein Sonderkündigungsrecht zum Zeitpunkt des Inkrafttretens der Preisänderung zu. Preissenkungen können jederzeit ohne Vorankündigung vorgenommen werden.

4.3 Zahlungsabwicklung und Fälligkeit

Die Abrechnung und Zahlungsabwicklung erfolgt über unseren Zahlungsdienstleister Stripe, Inc. Für die Zahlungsabwicklung gelten ergänzend die Nutzungsbedingungen und Datenschutzbestimmungen von Stripe. Mit der Nutzung unserer kostenpflichtigen Dienste akzeptiert der Kunde, dass seine Zahlungsdaten zur Abwicklung der Transaktion an Stripe übermittelt und von diesem gemäß dessen Datenschutzbestimmungen verarbeitet werden. Abonnementgebühren sind im Voraus fällig und werden zu Beginn jedes Abrechnungszeitraums eingezogen. Nutzungsabhängige Gebühren werden monatlich nachträglich abgerechnet. Sämtliche Preise verstehen sich zuzüglich der jeweils gültigen gesetzlichen Mehrwertsteuer. Der Kunde erhält eine elektronische Rechnung an die hinterlegte E-Mail-Adresse.

4.4 Zahlungsverzug und dessen Folgen

Gerät der Kunde mit einer Zahlung in Verzug, ist Kotao nach erfolgloser Mahnung mit angemessener Nachfrist berechtigt, den Zugang zu den Diensten zu sperren. Die Sperrung entbindet nicht von der Zahlungsverpflichtung. Während der Sperrung anfallende Gebühren bleiben geschuldet. Für jede Mahnung nach Verzugseintritt kann Kotao eine Mahngebühr in Höhe von 5 Euro erheben. Weitergehende Schadensersatzansprüche bleiben vorbehalten.

4.5 Transaktionsgebühren bei Kotao POS und Kotao

Bei Nutzung von Kotao Payments im Rahmen von Kotao POS sowie bei Zahlungsabwicklungen über die Kotao-Plattform fallen Transaktionsgebühren an. Die Höhe der Gebühren richtet sich nach der Art der Transaktion und wird individuell vereinbart oder ergibt sich aus der aktuellen Preisliste. Die Gebühren werden automatisch von den verarbeiteten Transaktionsbeträgen abgezogen.

5. Immaterialgüterrechte und Nutzungsrechte

5.1 Einräumung von Nutzungsrechten

Mit Zahlung der vereinbarten Gebühren räumt Kotao dem Kunden für die Dauer des Vertragsverhältnisses ein nicht-ausschließliches, nicht übertragbares und nicht unterlizenzierbares Recht zur bestimmungsgemäßen Nutzung der gebuchten Dienste ein. Dieses Nutzungsrecht ist auf die im Vertrag spezifizierte Anzahl von Nutzern und den vereinbarten Nutzungsumfang beschränkt.

5.2 Eigentum an Kundendaten

Sämtliche vom Kunden in die Systeme eingegebenen Daten, hochgeladenen Inhalte und erstellten Dokumente verbleiben im ausschließlichen Eigentum des Kunden. Kotao erwirbt hieran keinerlei Rechte, mit Ausnahme der für die Erbringung der vertragsgemäßen Leistungen erforderlichen technischen Vervielfältigungs- und Übertragungsrechte. Der Kunde garantiert, über alle erforderlichen Rechte an den von ihm eingestellten Inhalten zu verfügen. Die Trennung zwischen persönlichen Kontodaten und Organisationsdaten gewährleistet, dass bei einer Organisation erstellte Inhalte im Eigentum der Organisation verbleiben, während persönliche Daten und Inhalte dem jeweiligen Kontoinhaber zugeordnet bleiben. Administratoren einer Organisation haben keinen Zugriff auf die persönlichen Kotao-Konten der Mitglieder, sondern ausschließlich auf die im Organisationskontext erstellten oder geteilten Daten.

5.3 Verbesserungsvorschläge und Feedback

Feedback, Verbesserungsvorschläge und Ideen, die der Kunde an Kotao übermittelt, können von Kotao unentgeltlich und ohne Beschränkungen zur Verbesserung und Weiterentwicklung der Dienste genutzt werden. Der Kunde verzichtet insoweit auf etwaige Urheber- oder sonstige Schutzrechte.

5.4 Schutz des geistigen Eigentums

Die Software, Dokumentation, Logos und sonstigen Inhalte der Kotao-Dienste sind urheberrechtlich und durch andere Schutzrechte geschützt. Jede über die vertraglich eingeräumte Nutzung hinausgehende Verwendung, insbesondere die Vervielfältigung, Bearbeitung, Dekompilierung oder Weitergabe, ist untersagt.

6. Datenschutz und Datensicherheit

6.1 Datenverarbeitung und DSGVO-Konformität

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt in strikter Übereinstimmung mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und anderen anwendbaren Datenschutzbestimmungen. Einzelheiten zur Datenverarbeitung sind der Datenschutzerklärung unter policies.kotao.com/privacy-policy zu entnehmen. Kotao trifft angemessene technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz der verarbeiteten Daten.

6.2 Datenlokalisation

Für Kunden mit Sitz im Europäischen Wirtschaftsraum garantiert Kotao, dass sämtliche personenbezogenen Daten ausschließlich auf Servern innerhalb der Europäischen Union gespeichert und verarbeitet werden. Eine Übermittlung in Drittländer erfolgt nur mit ausdrücklicher Zustimmung des Kunden und unter Einhaltung der datenschutzrechtlichen Voraussetzungen.

6.3 Auftragsverarbeitung

Soweit Kotao im Rahmen der Leistungserbringung personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet, schließen die Parteien einen Auftragsverarbeitungsvertrag gemäß Art. 28 DSGVO. Dieser regelt die gegenseitigen Rechte und Pflichten und kann über legal@kotao.com angefordert werden.

6.4 Datenportabilität

Kunden haben jederzeit das Recht, eine Kopie ihrer Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten. Entsprechende Anfragen sind an support@kotao.com zu richten und werden innerhalb von sieben Werktagen bearbeitet. Die erstmalige Bereitstellung pro Quartal erfolgt kostenfrei.

7. Pflichten und Verantwortlichkeiten des Kunden

7.1 Rechtmäßige und vertragskonforme Nutzung

Der Kunde verpflichtet sich, die Kotao-Dienste ausschließlich für rechtmäßige Zwecke und in Übereinstimmung mit diesen Geschäftsbedingungen zu nutzen. Er hat sicherzustellen, dass seine Nutzung nicht gegen geltendes Recht verstößt und keine Rechte Dritter verletzt. Dies umfasst insbesondere die Einhaltung von Urheberrechten, Markenrechten, Datenschutzbestimmungen und wettbewerbsrechtlichen Vorschriften.

7.2 Unzulässige Nutzungshandlungen

Dem Kunden ist es untersagt, die Dienste für folgende Zwecke zu nutzen oder Handlungen vorzunehmen, die darauf abzielen: unbefugter Zugriff auf fremde Systeme oder Daten; Verbreitung von Schadsoftware, Viren oder schädlichem Code; Versand von Spam oder unerwünschten Massennachrichten; Durchführung von Denial-of-Service-Attacken; Umgehung von Sicherheitsmaßnahmen oder Zugriffsbeschränkungen; Betrieb von Kryptowährungs-Mining; Hosting illegaler Inhalte; sowie jede andere Aktivität, die die Integrität, Sicherheit oder Verfügbarkeit der Dienste beeinträchtigt.

7.3 Fair Use Policy

Die Nutzung der Dienste unterliegt einer Fair Use Policy, die eine angemessene und verhältnismäßige Nutzung sicherstellt. Die detaillierten Bestimmungen zur Fair Use Policy sind unter policies.kotao.com/fair-use-policy einsehbar. Bei Tarifen mit unbegrenzten Ressourcen ist die Nutzung auf den üblichen Geschäftsbedarf beschränkt. Eine exzessive Nutzung, die die Systemstabilität gefährdet, die Performance für andere Kunden beeinträchtigt oder offensichtlich über den normalen Geschäftsbedarf hinausgeht, berechtigt Kotao zu angemessenen Gegenmaßnahmen, einschließlich der temporären Beschränkung von Ressourcen oder der Aufforderung zum Tarifwechsel.

7.4 API-Nutzung und Rate Limiting

Die Nutzung der bereitgestellten API-Schnittstellen unterliegt spezifischen Rate Limits, die in der API-Dokumentation detailliert beschrieben sind. Diese Limits dienen dem Schutz der Systemstabilität und der fairen Ressourcenverteilung. Bei Überschreitung der definierten Limits werden weitere Anfragen temporär abgelehnt. Wiederholte oder vorsätzliche Überschreitungen können zur Sperrung des API-Zugangs führen.

7.5 Verantwortung für Inhalte

Der Kunde trägt die alleinige Verantwortung für sämtliche von ihm oder seinen Nutzern eingestellten, übertragenen oder verarbeiteten Inhalte. Er stellt Kotao von allen Ansprüchen Dritter frei, die aus der Verletzung von Rechten durch diese Inhalte resultieren, einschließlich der angemessenen Kosten der Rechtsverteidigung.

8. Gewährleistung und Haftung

8.1 Gewährleistungsumfang

Kotao gewährleistet, dass die Dienste im Wesentlichen gemäß der Leistungsbeschreibung funktionieren. Unwesentliche Abweichungen von der Leistungsbeschreibung begründen keine Gewährleistungsansprüche. Kotao ist berechtigt, Mängel nach eigener Wahl durch Nachbesserung oder Neulieferung zu beheben. Die Gewährleistung entfällt, wenn der Kunde Änderungen an den Diensten vornimmt oder die Dienste entgegen den Nutzungsbedingungen verwendet.

8.2 Unbeschränkte Haftung

Kotao haftet unbeschränkt für Schäden, die auf Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit beruhen, für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, sowie für Schäden, die unter das Produkthaftungsgesetz fallen oder für die eine Haftung zwingend gesetzlich vorgeschrieben ist.

8.3 Beschränkte Haftung bei Verletzung wesentlicher Vertragspflichten

Bei leicht fahrlässiger Verletzung wesentlicher Vertragspflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrages überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf, ist die Haftung auf den vertragstypisch vorhersehbaren Schaden begrenzt. Diese Haftung ist der Höhe nach auf die vom Kunden in den letzten zwölf Monaten vor Schadenseintritt gezahlten Gebühren beschränkt.

8.4 Haftungsausschluss

Im Übrigen ist die Haftung von Kotao ausgeschlossen. Dies gilt insbesondere für mittelbare Schäden, Folgeschäden, entgangenen Gewinn, Datenverlust (soweit nicht durch die vertraglich vereinbarte Datensicherung abgedeckt), Produktionsausfall oder Schäden aus Betriebsunterbrechung. Die vorstehenden Haftungsbeschränkungen gelten auch zugunsten der gesetzlichen Vertreter, Mitarbeiter und Erfüllungsgehilfen von Kotao.

8.5 Mitverschulden

Der Kunde hat Kotao unverzüglich über erkennbare Mängel oder Störungen zu informieren und alle zumutbaren Maßnahmen zu treffen, um Schäden zu vermeiden oder zu mindern. Insbesondere obliegt dem Kunden die regelmäßige Sicherung seiner Daten über die von Kotao bereitgestellten Backup-Funktionen hinaus.

9. Vertragslaufzeit und Beendigung

9.1 Laufzeit der Verträge

Kostenlose Konten werden auf unbestimmte Zeit geschlossen und können jederzeit gekündigt werden. Kostenpflichtige Abonnements haben eine Mindestlaufzeit entsprechend dem gewählten Abrechnungszeitraum. Monatliche Abonnements verlängern sich automatisch um jeweils einen Monat, jährliche Abonnements um jeweils ein Jahr, sofern sie nicht fristgerecht gekündigt werden.

9.2 Ordentliche Kündigung

Monatliche Abonnements können mit einer Frist von einem Monat zum Ende des jeweiligen Abrechnungsmonats gekündigt werden. Jährliche Abonnements können mit einer Frist von drei Monaten zum Ende der jeweiligen Jahresperiode gekündigt werden. Die Kündigung kann auf verschiedenen Wegen erfolgen: über die entsprechende Funktion im Kundenkonto, direkt in der mobilen App oder per E-Mail an support@kotao.com. Die Kündigung bedarf der Textform, wobei die digitale Kündigung über App oder Kundenkonto diese Anforderung erfüllt.

9.3 Außerordentliche Kündigung

Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt unberührt. Ein wichtiger Grund liegt insbesondere vor bei erheblichen Verstößen gegen diese Geschäftsbedingungen, Zahlungsverzug trotz Mahnung, missbräuchlicher Nutzung der Dienste oder wenn die Fortsetzung des Vertragsverhältnisses für eine Partei unzumutbar ist.

9.4 Folgen der Vertragsbeendigung

Mit Beendigung des Vertragsverhältnisses erlischt das Nutzungsrecht des Kunden. Es ist zu unterscheiden zwischen der Kündigung eines vollständigen Kotao-Kontos und dem Austritt aus einer Organisation oder deren Löschung. Bei Kündigung des gesamten Kotao-Kontos erlöschen alle Zugriffsrechte auf sämtliche Kotao-Dienste einschließlich der Mitgliedschaften in Organisationen. Der Nutzer verliert den Zugang zu allen persönlichen Daten sowie zu allen Organisationsdaten, in denen er Mitglied war. Der Austritt aus einer Organisation oder deren Löschung betrifft hingegen nur den Zugang zu den organisationsspezifischen Daten, während das Kotao-Konto und der Zugang zu anderen Diensten erhalten bleiben. Organisationsadministratoren sollten vor der Löschung einer Organisation sicherstellen, dass wichtige Daten exportiert oder übertragen wurden, da mit der Löschung sämtliche Organisationsdaten unwiderruflich entfernt werden. Kotao wird die Daten eines gekündigten Kotao-Kontos für einen Zeitraum von 30 Tagen nach Vertragsende zur Abholung bereithalten. Der Kunde kann während dieser Frist einen Datenexport anfordern. Nach Ablauf dieser Frist werden die Daten gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten bestehen. Eine Reaktivierung des Kontos innerhalb der 30-Tage-Frist ist möglich. Bei Organisationsdaten gelten die gleichen Fristen ab dem Zeitpunkt der Organisationslöschung.

9.5 Teilkündigung

Bei mehreren gebuchten Diensten oder Modulen ist eine Teilkündigung einzelner Leistungen möglich, sofern diese separat abgerechnet werden. Die Kündigung von Zusatzleistungen lässt das Hauptvertragsverhältnis unberührt.

10. Produktspezifische Regelungen

10.1 Kotao Workspaces

Kotao Workspaces stellt eine integrierte Business-Suite zur Verfügung, die modular aufgebaut ist und Funktionen wie E-Mail-Client, Cloud Storage, Customer Relationship Management, Task Management, Dokumentenverwaltung, Reservierungssystem, Booking Engine, Schichtplaner und weitere Geschäftsanwendungen umfasst. Der konkrete Funktionsumfang richtet sich nach dem gewählten Tarif und den aktivierten Integrationen. Zusätzliche Module können jederzeit hinzugebucht werden und werden anteilig für den laufenden Abrechnungszeitraum berechnet. Die Speicherkapazität richtet sich nach dem gebuchten Tarif, zusätzlicher Speicherplatz kann bedarfsgerecht hinzugebucht werden.

10.2 Kotao POS

Kotao POS ist ein cloudbasiertes Kassensystem für Gastronomie, Hotellerie und Einzelhandel. Das System entspricht den Anforderungen der deutschen Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) und ist GoBD-konform. Die erforderliche technische Sicherheitseinrichtung (TSE) ist vollständig integriert und wird automatisch aktualisiert. Bei der Nutzung von Kotao Payments für die Zahlungsabwicklung fallen Transaktionsgebühren an, deren Höhe sich nach der individuellen Vereinbarung richtet. Die Gebühren werden direkt von den verarbeiteten Beträgen abgezogen. Kotao POS unterstützt sowohl Online- als auch Vor-Ort-Transaktionen und bietet Schnittstellen zu gängigen Zahlungsdienstleistern.

10.3 Kotao Marktplatz

Kotao betreibt unter www.kotao.com eine Plattform, die es Hotels und Restaurants ermöglicht, ihre Dienstleistungen zu präsentieren und Buchungen sowie Bestellungen entgegenzunehmen. Kotao tritt hierbei ausschließlich als technischer Dienstleister und Vermittler auf. Die Verträge über die jeweiligen Leistungen kommen unmittelbar zwischen den Anbietern und den Endkunden zustande. Kotao erhebt keine Provisionen auf vermittelte Geschäfte, es fallen lediglich Transaktionsgebühren für die Zahlungsabwicklung gemäß der aktuellen Preisliste an. Kotao übernimmt keine Gewährleistung oder Haftung für die Qualität, Verfügbarkeit oder ordnungsgemäße Erbringung der von den Anbietern angebotenen Leistungen.

11. Vertragsänderungen

11.1 Änderungsvorbehalt

Kotao behält sich vor, diese Geschäftsbedingungen zu ändern, sofern dies zur Anpassung an geänderte rechtliche oder regulatorische Rahmenbedingungen, zur Implementierung neuer Funktionen oder Dienste, zur Behebung von Regelungslücken oder zur Verbesserung der Klarheit und Verständlichkeit erforderlich ist. Änderungen werden nur vorgenommen, wenn sie unter Berücksichtigung der Interessen von Kotao für den Kunden zumutbar sind.

11.2 Änderungsmitteilung

Beabsichtigte Änderungen werden dem Kunden mindestens 30 Tage vor ihrem Inkrafttreten per E-Mail an die hinterlegte Kontaktadresse mitgeteilt. Die Mitteilung enthält den Wortlaut der geänderten Bestimmungen sowie das Datum des Inkrafttretens.

11.3 Widerspruchsrecht und Zustimmungsfiktion

Der Kunde kann den Änderungen innerhalb von 30 Tagen nach Zugang der Änderungsmitteilung widersprechen. Der Widerspruch bedarf der Textform. Widerspricht der Kunde nicht fristgerecht, gelten die Änderungen als genehmigt. Kotao wird in der Änderungsmitteilung auf die Widerspruchsfrist und die Folgen eines unterlassenen Widerspruchs hinweisen. Im Falle eines fristgerechten Widerspruchs steht beiden Parteien ein Sonderkündigungsrecht zu.

12. Schlussbestimmungen

12.1 Anwendbares Recht

Für Kunden mit Sitz im Europäischen Wirtschaftsraum und der Schweiz unterliegt das Vertragsverhältnis ausschließlich dem Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts (CISG). Für Kunden außerhalb dieser Regionen gelten die Gesetze der Vereinigten Arabischen Emirate unter Ausschluss kollisionsrechtlicher Bestimmungen.

12.2 Gerichtsstand

Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus oder im Zusammenhang mit diesem Vertragsverhältnis ist für Kunden im Europäischen Wirtschaftsraum Köln, Deutschland. Für Kunden außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums sind die Gerichte in Dubai, Vereinigte Arabische Emirate, ausschließlich zuständig. Kotao ist berechtigt, den Kunden auch an seinem allgemeinen Gerichtsstand zu verklagen.

12.3 Salvatorische Klausel

Sollten einzelne Bestimmungen dieser Geschäftsbedingungen unwirksam sein oder werden, berührt dies die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen nicht. An die Stelle der unwirksamen Bestimmung tritt eine wirksame Bestimmung, die dem wirtschaftlichen Zweck der unwirksamen Bestimmung am nächsten kommt.

12.4 Schriftformerfordernis

Änderungen und Ergänzungen dieser Geschäftsbedingungen bedürfen zu ihrer Wirksamkeit der Textform. Dies gilt auch für die Aufhebung dieses Textformerfordernisses. Mündliche Nebenabreden bestehen nicht.

12.5 Vertragssprache

Diese Geschäftsbedingungen sind in deutscher und englischer Sprache verfügbar. Im Falle von Widersprüchen zwischen den Sprachversionen ist die deutsche Fassung maßgeblich.